Для чего нужна заверенная копия трудовой

Содержание

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Для чего нужна заверенная копия трудовой

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.

Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.

Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/kopiya

Куда требуется копия трудовой книжки?

Для чего нужна заверенная копия трудовой

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

  • Периоды работы в различных организациях.
  • Причины увольнения.
  • Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут.

Зачем нужна копия трудовой книжки:

  • Для оформления кредита или ипотеки. Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
  • Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
  • Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
  • Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
  • Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Это им нужно для следующих целей:

  • Удостовериться, что клиент имеет основной источник дохода и является платежеспособным.
  • Если заемщик систематически не будет вносить платежи по кредиту, банк имеет право потребовать возврат долга через суд, и в случае удовлетворения иска необходимую сумму будут снимать с зарплаты по месту официальной работы.
  • Для подтверждения достоверности предоставленных в анкете данных. При оформлении кредита клиенты обычно составляют анкету, в которой указывают место работы, но подтвердить данную информацию можно только посредством предоставления копии трудовой или справки 2-НДФЛ, которую тоже зачастую требуют.
  • Для того, чтобы убедиться в постоянстве своих клиентов: как правило, граждане, часто меняющие места работы, не вызывают доверия у кредитной комиссии.
  • Чтобы ознакомиться с причинами увольнения: если потенциальный заемщик когда-либо был уволен с предыдущего места работы за кражу, пьянство или другое грубое нарушение, шансы на одобрение уменьшаются. Если банк не требует копию или оригинал трудовой, то предоставлять их не надо, т.к. наличие негативной причины увольнения может послужить поводом для отказа в кредитовании, ведь законодательство оставляет право решения об одобрении/не одобрении кредита за кредитной организацией.

Не стоит сомневаться в том, нужна ли трудовая книжка для оформления кредита: предоставление ее копии в банк при подаче заявки на заем в разы увеличивает вероятность одобрительного решения, ведь любой кредитной организации в первую очередь важно убедиться в платежеспособности своих клиентов.

Вторая по популярности организация, где нужна копия трудовой книжки – это УФМС. В нее обращаются те, кто хотят получить или поменять загранпаспорт. Что для этого нужно сделать:

  • Отксерокопировать каждую страницу трудовой.
  • Переписать информацию обо всех местах работы за последние 10 лет, затем заверить документ в отделе кадров.

Несмотря на то, что Приказом МВД №320 от 07.04.13г. обязательное предоставление копии трудовой для замены или получения загранпаспорта было отменено, некоторые подразделения ФМС продолжают придерживаться правил старых нормативных актов, но это считается незаконным. Чтобы избежать лишних проблем, лучше все же выполнить требования ФМС и предоставить все необходимые документы.

Копия трудовой может понадобиться не только для получения загранпаспорта, но и для визы, и здесь нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  • Потребность в предоставлении ксерокопии зависит от того, в какую страну гражданин планирует поехать.
  • Полный перечень необходимых документов регламентируется законодательными актами государства, в которое запланирована поездка.

Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки.

Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат.

Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени.

П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы. Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.

В большинстве случаев граждане занимаются вопросами начисления пенсии еще до увольнения с работы по возрасту – соответственно, трудовая книжка находится в отделе кадров.

Нередко сотрудники Пенсионных фондов при обращении просят предоставить оригинал трудовой, но нужно учитывать, что такое требование является незаконным: достаточно заверенной копии.

Обращаться к кадровикам за получением оригинала трудовой также не стоит до момента увольнения: они не имеют права ее отдавать даже под расписку, ведь в случае утери вся ответственность все равно будет возложена на них.

Нередко требуют предоставить копию трудовой и работодатели, если к ним приходит на собеседование потенциальный сотрудник, не уволившийся с предыдущего места работы. В данном случае такое требование считается незаконным, т.к. даже для официального трудоустройства необходим оригинал, а копия книжки не нужна, однако ее наличие может положительно повлиять на последующее утверждение в должности.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:

  • Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
  • ФМС – для получения или замены загранпаспорта.
  • Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
  • Банки: при оформлении кредита или ипотеки.

Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:

  • Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.
  • Предоставить заявление ответственному лицу.
  • Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.

Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:

  • «Копия верна».
  • Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
  • Дата заверения.
  • Подпись заверяющего.

После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации.

Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.

Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы.

Зная, куда требуется предоставление ксерокопии трудовой, можно заранее составить и собрать пакет документов: это поможет избежать напрасной траты времени, ведь если в какую-либо организацию не будет хватать официального подтверждения о трудоустройстве, ее сотрудники будут вправе отказать в услуге.

Источник: https://vse-o-trude.ru/kuda-trebuetsya-kopiya-trudovoj-knizhki/

Заверение копии трудовой книжки у нотариуса: характеристика процесса и сколько стоит

Для чего нужна заверенная копия трудовой

В некоторых случаях гражданину может потребоваться копия трудовой книжки либо выписка из нее, удостоверенная нотариально. Во избежание лишних затрат времени следует заранее ознакомиться с процессом заверения копии указанного документа, а также знать, что нужно иметь при себе и какую денежную сумму необходимо будет уплатить за совершение такого нотариального действия.

Понятие трудовой книжки

Что такое трудовая книжка?

Для правоотношений, возникающих между принимаемым на должность сотрудником и работодателем трудовая книжка играет немаловажную роль для обеих сторон. Именно этот документ подтверждает существование трудовых правоотношений и подробно отражает информацию о профессиональной квалификации и продолжительности стажа специалиста. В трудовой книжке фиксируется следующая информация:

  • данные работника (ФИО, дата рождения);
  • профессия;
  • имеющееся образование, обладание специальными знаниями;
  • характер выполняемой деятельности;
  • отметки о прохождении военной службы либо о времени, когда лицо состояло на службе в специальных структурах, входящих в систему органов внутренних дел;
  • записи относительно исполнения трудовых обязанностей по совместительству (увольнения с такой работы) по просьбе сотрудника включаются по основному месту работы в трудовую книжку в соответствии документацией, обосновывающей факт совместительства;
  • окончание курсов повышения квалификации;
  • принятие, переводы, увольнение;
  • награждения за достижения в работе и другие поощрения;
  • государственные награды и почетные звания.

При заполнении всех страниц трудовой книжки, ее дополняет вкладыш с отметкой о том, что он действителен лишь совместно с основным документом.

Форма вкладыша оформляется согласно установленного образца.

Для чего нужна заверенная копия?

Заверенная нотариусом копия трудовой книжки может понадобиться для предъявления в различные организации. Такая необходимость нередко может возникнуть в таких обстоятельствах:

  1. При оформлении кредита или ипотеки, а также в случаях, когда лицо выступает поручителем по обязательствам заемщика (для банков);
  2. Когда гражданин РФ получает иностранный паспорт;
  3. При получении визы (для консульских учреждений);
  4. При оформлении субсидий и прочих выплат (для Пенсионного Фонда);
  5. Когда осуществляется усыновление детей;
  6. В некоторых случаях — для трудоустройства.

Процедура заверения у нотариуса

Особая процедура заверения у нотариуса.

https://www.youtube.com/watch?v=Jxip3PSEzEs

Для граждан, официально являющихся безработными, в случае необходимости получить заверенную копию трудовой книжки, существует возможность сделать это в нотариальной конторе. Именно нотариус наделен правом осуществления такого рода действий.

Процедура оформления нотариально удостоверенной копии указанного документа выполняется в несколько шагов:

  • лично явиться в любую нотариальную контору по своему усмотрению и сообщить специалисту о необходимости совершения нотариального действия. При себе нужно иметь паспорт и оригинал трудовой книжки.

Необходимость предоставления паспорта обусловлена тем, что перед тем, как приступить к исполнению процедуры, нотариус обязан установить личность обратившегося гражданина;

  • обозначить страницы документа, копии которых надлежит удостоверить. Юристом внимательно проверяется трудовая книжка, определяется подлинность документа и изучается его содержание на наличие неоговоренных исправлений, подчисток и карандашных пометок.

В случае обнаружения обозначенных недостатков, удостоверить копию будет невозможно.

В таком случае гражданину придется отправиться в отдел кадров организации, где в трудовую книжку специалиста ненадлежащим образом внесли запись, для устранения выявленных недочетов;

  • оплатить нотариальный тариф и получить заверенную копию. Точную сумму, которую нужно будет уплатить за изготовление заверенной копии, нотариус или работник конторы определит во время приема документов. Обычно подобные процедуры производятся достаточно быстро и выдаются обратившемуся лицу в тот же день.

Из чего складывается сумма, подлежащая уплате

Расчет стоимости заверения книжки.

Нотариальный тариф, подлежащий оплате за удостоверение верности копии либо выписки из любого документа (включая трудовую книжку), состоит из:

  • госпошлины, размер которой устанавливается налоговым законодательством (на сегодняшний день составляет 100 рублей);
  • суммы, взыскиваемой за оказание услуг правового и технического характера, которая в каждом субъекте нашего государства различна: она устанавливается и утверждается нотариальными палатами каждого территориального образования самостоятельно.

Кроме того, стоимость заверенной копии из трудовой книжки будет зависеть от количества страниц готового документа, поэтому в каждом случае она определяется индивидуально.

Что делать, когда трудовой книжки на руках нет

Если лицо является безработным, то оно может сразу же отправляться к нотариусу с подлинником трудовой книжки для удостоверения ее копии. Но как же быть, когда оригинал документа хранится в кадровой службе предприятия, где гражданин исполняет свои трудовые обязанности?

При необходимости заверения копии трудовой книжки нотариусом, работник, который трудится официально, имеет право в любой момент получить указанный документ у работодателя под расписку и отправиться в нотариальную контору.

Срок действия

Срок устанавливается инстанцией, для которой нужна копия.

Копия трудовой книжки, которая в законном порядке заверена нотариусом, не ограничивается определенными сроками. Действительной она будет являться в течение того времени, пока в подлинном документе не появятся изменения или новые отметки.

Тем не менее, определенные учреждения устанавливают требования к сроку действия таких копий. Например, кредитное учреждение может потребовать, чтобы бумага была удостоверена нотариусом не ранее, чем за месяц до ее предоставления.

По этой причине целесообразно будет уточнить в соответствующей организации этот вопрос.

Нотариально заверенная копия трудовой книжки является юридически значимым документом, который может потребоваться в самых разнообразных случаях. Поэтому можно оформить ее заранее, и, в случае необходимости, без лишней траты времени предъявить ее в соответствующее учреждение.

Из этого видео вы узнаете, на что влияют ошибки в трудовой.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zaverenie/zaverenie-kopii-trudovoj-knizhki-u-notariusa.html

Копия трудовой книжки: как заверить, куда обращаться, порядок действий

Для чего нужна заверенная копия трудовой

Последнее обновление: 16.01.2020

Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

  • банки и кредитные организации;
  • компании-работодатели;
  • Пенсионный фонд;
  • органы социальной защиты населения;
  • судебные органы;
  • визовые центры.

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.

Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой

Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение. Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге. Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса.

Для банка такой документ может говорить:

  • о наличии источника дохода;
  • о размере дохода;
  • о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.

При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.

Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем.

Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС

Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.

Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране.

Сроки и порядок выдачи копии трудовой книжки

Дубликат подготавливается по запросу работника. Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов. В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.

Пример заявления на получение копии трудовой книжки

Обращение составляется в двух экземплярах. Один – для работодателя, второй – для сотрудника. Обращение составляется вручную или печатается. В тексте должны содержаться следующие сведения:

  • наименование организации/предпринимательства;
  • ФИО руководителя;
  • отдел и должность сотрудника;
  • ФИО сотрудника;
  • прошение о выдаче копии;
  • основание;
  • дата;
  • подпись.

Официально утвержденного образца такого заявления нет. Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы.

По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

  • каждую страницу по отдельности;
  • вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов

Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

  • запись «Верно»/«Копия верна»;
  • должность сотрудника, сделавшего дубликат;
  • его подпись;
  • дата выдачи дубликата;
  • запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
  • отметка о месте хранения подлинника.

Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.

Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Куда обращаться для получения копии трудовой?

Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник  работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц. К ним относятся:

  • директор фирмы;
  • предприниматель;
  • бухгалтер;
  • кадровый работник.

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.

Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.

Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

СубъектСумма (руб.)
должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель1000-5000
юридическое лицо30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

СубъектСумма (руб.)
должностное лицо10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель10000-20000
юридическое лицо50000-70000

Срок действия копии трудовой книжки

Законодательно установлено периода действия нет. Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.

Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем.

Период действия копии трудовой ограничен

Распространённые ошибки при оформлении копии трудовой

Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:

  • постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
  • оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
  • простановка оттиска печати за пределами копии;
  • отсутствие указания места хранения;
  • неправильная сшивка страниц копии.

Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем, представлен ниже.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki/

Как заверить копию трудовой книжки? Для чего может быть нужна копия? Где заверить?

Для чего нужна заверенная копия трудовой
Как правильно заверить копию трудовой книжки

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий официальное трудоустройство и рабочий стаж гражданина.

Работодатель обязан безвозмездно выдать его копию по письменному запросу работника (ст. 62 ТК РФ) в течение 3-х дней.

Внимание! Незаверенная ксерокопия не может применяться в качестве юридически значимого документа.

Для чего может потребоваться копия трудовой книжки?

Ситуации, когда возникает необходимость сдать заверенную копию трудовой книжки:

  • Получение займа, вне зависимости от выбранного банковского учреждения и суммы;
  • Оформление резюме и предоставление его к изучению потенциальному работодателю;
  • Направление документов в Пенсионный фонд РФ;
  • Сбор документов для оформления загранпаспорта;
  • Желание выступить в качестве поручителя по займу третьего лица и т.д.

При потере (порче) сотрудником или руководством трудовой книжки потребуется её восстановление. Процесс займет немного времени, если у вас «на руках» есть заверенная копия документа.

Где заверяют трудовую книжку

От того, где трудовая книжка хранится, зависит место её заверки:

  1. У работодателя. Выдача осуществляется по его приказу специалистом отдела кадров.
  2. У нотариуса. Если гражданин не имеет официального трудоустройства и книжка находится у него на хранении.

Как сделать трудовую книжку? Как оформить трудовую книжку, если устраиваетесь впервые?

Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»

Формулировка «работает в настоящее время» указывается на последней странице трудовой книжки. Не допускается перефразирование или перестановка слов в записи. Она указывается специалистом кадрового отдела, рядом должна находиться дата её написания.

Важно, что в дубликат такая надпись не вносится. Копия достоверна, пока действителен оригинал.

Как правильно заверить трудовую книжку работодателю

Работодатель обязан на бесплатной основе выдать сотруднику копию трудовой книжки по запросу последнего.

Условия оформления и заверки:

  • Двустороннее ксерокопирование не допускается. Сведения о трудовой деятельности должны находиться только на одной стороне листа А4;
  • При оформлении документа и его удостоверении важно руководствоваться Указом ПВС №9779-Х от 2003 г.
  • Достоверность сведений на каждом листе подтверждается подписью уполномоченного работника и печатью (штампом) фирмы.

Последовательность действий для работодателя: как оформить?

Работодатель в продолжение 3-х дней с момента передачи ему к рассмотрению заявления от работника обязан выдать последнему надлежаще заверенную копию.

Алгоритм:

  1. Получение письменного запроса от сотрудника, где указываются такие сведения:
    1. Наименование организации, ФИО руководителя и занимаемая им должность;
    2. ФИО заявителя и занимаемая им должность;
    3. Просьба о выдаче ксерокопии трудовой книжки;
    4. Подпись заявителя и дата написания обращения.

Причину запроса копии работник не должен прописывать, а работодатель не вправе требовать её озвучивания. Однако при желании сотрудник может указать цель получения документа – на порядок его выдачи это не повлияет.

  1. Издание приказа о выдаче копии. Осуществляется в продолжение 3-х суток после получения запроса от работника. За выполнением приказа устанавливается ответственный сотрудник (к примеру, специалист из кадрового отдела).
  2. Назначенное лицо делает копии с каждой страницы документа. Для этого им может применяться любая копировальная техника, но копируемая информация должна быть разборчивой – без полос, подчисток или исправлений.
  3. Заверка листов в соответствии с положениями Правил Госстандарта. Работодателем используется любая печать. На последней страничке указывается «Работает по настоящее время», рядом с подписью должна находиться роспись ответственность сотрудника.
  4. Листы документа пронумеровываются, затем скрепляются и передаются сотруднику.

Обязательные реквизиты, подпись и печать

Главным реквизитом копии трудовой книжки является печать либо штамп. Законодатель определяет, что в этих целях может применяться любая печать (по усмотрению работодателя), если иное не предусмотрено Уставом организации.

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна

Обязательный реквизит – роспись и её расшифровка. Ответственное лицо прописывает на каждой страничке формулировку «Верно», после чего записывает свою должность, ФИО и время удостоверения.

Образец: «Верно. Старший специалист отдела кадров А.В. Татьянина. 30.10.2017г.».

Период действия копии

Срок действия копии определяется самостоятельно государственным органом или организацией, в которую требуется её предъявление. Так, банки обычно устанавливают «срок годности» в 14-30 дней. Период предоставления документа судье не ограничивается.

Если время было пропущено, то для дальнейшего использования ксерокопии потребуется удостоверить её повторно (проставляется роспись ответственного лица, прописывается другая дата и повторно ставится штамп).

Особенности заверки для банка

Если копия трудовой книжки требуется для передачи в банк (в целях получения займа, выступления в качестве поручителя и т.д.), то порядок выдачи документа работодателем не будет отличаться.

Внимание! Главное – соблюсти сроки, потому что некоторые банки могут определить «срок годности» документа в 7 дней.

Наряду с копией может запрашиваться выписка из трудовой книжки и трудового договора, подписанного с работодателем при приеме. Работник обладает правом их получения (ст. 89 ТК РФ) в такие же сроки – 3 суток.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Ксерокопия трудовой книжки – это подтверждение официального трудоустройства гражданина. Органы социальной защиты населения обращают внимание на рабочий стаж, кредитные учреждения оценивают платежеспособность лица и т.д.

Копия документа с заверенной последней страницей – это возможность работника реализовывать свои права, связанные с осуществлением им трудовой деятельности (например, получать льготы от ПФР, оформлять заграничный паспорт, получать заём и др.).

Образец заверенной трудовой книжки с записью “работает по настоящее время”

Образец заверенной трудовой книжки с записью “работает по настоящее время”

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.