Какие документы относятся к личным

Содержание

Документы по личному составу – виды, состав, хранение, уничтожение

Какие документы относятся к личным

В процессе работы любого предприятия возникает очень много деловых бумаг.

Документы по личному составу среди всего этого многообразия выделяются в отдельный комплекс.

Прочитав эту статью, вы узнаете все про документы по личному составу — виды, состав, особенности хранения и уничтожения, а также передачи в государственный архив.

Взаимоотношения с сотрудниками

Хорошая организация документооборота на предприятии является залогом его успешной деятельности. По этой причине деловые бумаги должны всегда находится в порядке, то есть их нужно правильно оформлять и хранить.

Нужно знать, что рабочие отношения сотрудников с работодателем находятся под сводами Трудового кодекса РФ. Основываясь на этом документе, происходит прием, перевод и увольнение сотрудников в установленном там порядке. Документами по личному составу называются все бумаги, которые обозначают ступени работы сотрудников.

Эти бумаги предназначены для того, чтобы правильно оформить и закрепить трудовые отношения между работниками и работодателем. Кадровая документация является одной из самых важных сторон работы кадровой службы любого предприятия. Руководитель должен контролировать правильность оформления и хранения документов.

СПРАВКА! Почти все документы предусмотрены Трудовым кодексом и другими нормативными актами и потому являются обязательными для ведения.

Виды документов по личному составу

К таким документам относятся следующие виды:

— документы, связанные с комплектованием сотрудников предприятия;

— бумаги, которые подтверждают продвижение сотрудников по службе;

— документы, которые подтверждают выполнение сотрудниками трудовой дисциплины;

— бумаги, которые связаны с окончанием трудовых отношений.

Исходя из этого, становится понятно, что многие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с работодателем, являются кадровыми документами. Они регулируют разные вопросы, которые связаны с персоналом предприятия.

Существует два вида первичных документов по личному составу:

— по учету кадров;

— по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда.

Такими документами могут выступать приказы, трудовые книжки, аттестаты, трудовые договоры, дипломы, карточки, личные дела, личные доверенности, свидетельства по аттестации сотрудников.

Хранение документов по личному составу

В настоящее время хранению деловых бумаг уделяется мало внимания. Согласно данным государственной архивной службы, совершающей проверки, только 20% предприятий правильно и в нормальных условиях хранит кадровые документы.

Правила по хранению документов, прописанные в законодательстве, должны соблюдаться абсолютно всеми предприятиями.

Ведь правильное ведение и хранение документов связано с тем, что организации должны взаимодействовать с пенсионным фондом и другими государственными структурами.

Если не соблюдать правила ведения документооборота, можно заработать штраф, а также получить другие нежелательные последствия.

Бумаги по личному составу являются доказательством трудового стажа сотрудников, а также основанием для назначения им пенсий и иных выплат. В случае любых ошибок, допущенных работодателем, которые касаются занижения дохода сотрудника, он может обратиться в суд и оспорить данный факт.

Помимо этого, необходимо понимание того факта, что только на основании хранящихся документов по личному составу, можно восстановить какие-либо исторические данные. Именно для кадровых документов законодательством установлены наиболее продолжительные сроки хранения. Понятно, что эти бумаги нельзя терять, а также они должны находиться в надлежащих условиях.

ВАЖНО! Руководитель совместно с начальником отдела кадров каждой организации должны приложить все усилия для обеспечения условий сохранности бумаг (как текущего, так и архивного).

Главные требования хранения документов:

— для текущего хранения бумаг необходимо отдельное помещение;

— каждый шкаф или ящик с документами должен закрываться на ключ;

— доступ к деловым бумагам должен быть ограничен;

— для архивного хранения необходимо отдельное помещение, доступ к которому будет ограничен и контролироваться.

Сроки хранения документов по личному составу

Кадровые документы хранятся дольше всех остальных деловых бумаг. Документами, имеющими длительный срок хранения, являются:

— списки сотрудников;

— распоряжения, приказы и другие распорядительные документы;

— списки рабочих, уходящих на льготную пенсию;

— лицевые счета работников;

— карточки учета сотрудников;

— личные дела;

— табели и наряды;

— трудовые соглашения и договоры;

— протоколы заседаний и так далее.

Все перечисленные выше документы и некоторые другие должны храниться в течение 75 лет.

Немного меньше хранятся следующие документы, являющиеся исключением:

— акты о произошедших несчастных случаях на производстве должны храниться 45 лет;

— тарификационная ведомость должна храниться 25 лет;

— протоколы по выплате надбавок за выслугу лет должны храниться 15 лет.

Подготовка бумаг

Архивные документы нужно хранить на предприятии в отдельном помещении, куда нет доступа для посторонних лиц. В архив дела передаются только полностью подготовленными для дальнейшего хранения. Здесь нужно знать, что подготовка документов начинается еще во время их создания.

ВАЖНО! Организация хранения документов по личному составу должна соблюдаться отделом кадров, который полностью за это отвечает.

Для того, чтобы этим огромным количеством бумаг было удобно пользоваться, кадровики организуют их хранение следующим образом:

  1. Для каждого типа документов формируются отдельные папки — для приказов, протоколов, личных дел и так далее. Папки снабжаются заголовками, которые отражают номенклатуру.
  2. Учетные номера даются всем делам и в папки вкладывается опись.
  3. Для текущего хранения обеспечивается безопасное место — в запертом шкафу или сейфе.
  4. Каждый лист дела подшивается и нумеруется. После этого место прошивки фиксируется печатью организации и ставится подпись (подписи) ответственных лиц.
  5. Каждое дело обязательно должно иметь внутреннюю опись.
  6. Обложка всех документов должна содержать реквизиты — названия, сроки хранения, даты.

Формирование личного дела

Личным делом сотрудника называются все документы, в которых есть информация о нем и его трудовой деятельности. Каждый сотрудник предприятия должен иметь свое дело.

Однако, на сегодняшний день кадровики заводят личные дела только на ведущих специалистов и руководителя. Это не запрещено, так как предприятия могут самостоятельно принимать решения относительно бумаг, заводимых на сотрудников.

По этой причине состав бумаг личного дела в разных организациях может отличаться.

Обычно в этот список входят следующие документы:

— опись бумаг, включенных в дело;

— автобиография и резюме;

— копии бумаг об образовании сотрудника;

— анкета;

— копия характеристики;

— копия приказа о назначении на должность;

— трудовой договор;

— разного рода справки;

— копии приказов об увольнении, перемещении, назначении.

Во внутренней описи должна быть информация о порядковых номерах каждого документа, имеющегося в деле. Этот документ должен быть подписан составляющим его человеком.

Внутри личного дела должна находится анкета, в которой имеется довольно много сведений по поводу образования, биографии, семейного положения человека. Для ее правильного заполнения человек обычно пользуются трудовой книжкой, паспортом, военным билетом, дипломом сотрудника.

Документы учета личного состава

Эти бумаги ведутся кадровиком. Оперативный учет происходящих изменений и движение численности сотрудников предприятия осуществляется на основании первичных бумаг. Сюда можно отнести приказы, расчетные ведомости, карточки, штатное расписание и другие бумаги.

Во время приема на работу каждый работник получает свой табельный номер, использующийся потом во всех документах по учету личного состава и начисления заработной платы.

СПРАВКА! Если человек переходит на новую должность или увольняется, его табельный номер остается за ним и никому другому не присваивается.

Приказы по личному составу

Одними из самых важных документов кадрового дела являются приказы. Они имеют собственную нумерацию и группируются в отдельные дела. Папки внутри систематизируются в порядке хронологии.

На некоторых предприятиях приказы создаются в унифицированном виде, а в дальнейшем там заполняются только необходимые графы. Остальные приказы создаются по мере необходимости, при этом все бумаги должны подходить под определенные требования.

Хранение документов личного состава, к которым относятся и приказы, организуется в зависимости от сроков их хранения. Они подшиваются в дела, которые имеют одинаковые сроки хранения. К примеру, приказы об увольнении и приеме должны храниться 75 лет, значит их хранение нужно организовать отдельно от документов, которые регламентируют отпуск и сохраняются на протяжении 5 лет.

В случае, если организация крупная и имеет большой документооборот, можно оформлять разные виды документов в отдельные дела. К примеру, в одну папку складывать приказы по командировкам, в другую — по отпускам и так далее.

Такой подход сильно облегчит дальнейшую работу с бумагами. Помимо этого, каждое дело заносится отдельно в номенклатуру предприятия. Если приказ имеет ещё и приложение, то оно тоже подшивается.

А вот различные акты, заявления, докладные, являющиеся основаниями для приказов, хранятся отдельно.

СПРАВКА! На практике обычно приказы и их основания хранятся в текущем делопроизводстве вместе, а перед тем, как отправить их в архив, раскладывают по разным папкам.

Хранение приказов

Для того, чтобы понять, какие приказы сколько хранятся, нужно ознакомиться с типовым перечнем документов. Временами он пересматривается и уточняется. На сегодняшний день основания приказов должна хранится в течение пяти лет, а практически все приказы должны быть сохранены в течение 75 лет.

Помимо этого, существуют ведомственные перечни для разных сфер деятельности предприятий, по которым можно ориентироваться в сроках хранения.

Документы с длительным сроком хранения передаются в архив документов по личному составу. На них формируется опись и только после этого они передаются для длительного хранения.

СПРАВКА! Дела с истекшим сроками хранения можно уничтожить.

Уничтожение документов

Если сроки хранения архивных бумаг предприятия истек, то они могут быть уничтожены. Это можно сделать самостоятельно, а можно попросить помощи у специальных организаций, занимающихся этим. В любом из этих случаев этот процесс должен сопровождаться составлением акта об уничтожении.

При самостоятельном уничтожении документы можно сжечь при наличии безопасного места для этого. Кроме того, они могут быть уничтожены специальным аппаратом. Акт об уничтожении составляется в произвольной форме.

Если на предприятии имеется большое количество бумаг, которые необходимо уничтожить, то лучше сдать их на утилизацию. Однако, и здесь всё должно происходить с оформлением соответствующих бумаг.

Оформляется акт приёма-передачи, а котором указывается количество дел и их масса. Хорошо, если сотрудник предприятия будет присутствовать при уничтожении документов.

Это поможет соблюсти конфиденциальность.

Государственный архив

Каждый регион РФ имеет свой государственный архив бумаг личного состава. Его деятельность предназначена для того, чтобы обеспечить надёжное хранение документов личного состава всех организаций.

Помимо этого, архив даёт ответы на запросы предприятий и граждан по вопросам, связанным с документами по личному составу.

Это очень нужно и важно, потому что, если предприятие закрывается, то люди не могут получить необходимые документы, так как им некуда обратиться.

По этой причине задача сохранения всех бумаг является основной для архивов. Сегодня закрывается и ликвидируется очень много предприятий. При этих процессах они обязаны передать документы личного состава в государственный архив для хранения. В нем и остаются документы для хранения на срок 75 лет.

Перед передачей в государственный архив, все дела должны быть подготовлены по всем правилам.

ВАЖНО! Подготовка документов для передачи в архив заключается в правильном оформлении всех дел, проведении их экспертной оценки и составлении описей.

Оплата за хранение в государственном архиве

Государственные предприятия не должны оплачивать услуги архива. Негосударственные предприятия могут передавать дела для хранения только с договором.

Дела передаются в архив при том условии, что экспертно-проверочная комиссия архива утвердила и согласовала это. Прием-передача бумаг в архив ведется в присутствии ликвидируемого предприятия. Этот процесс длится довольно долго, потому что состояние документов проверяется путем их визуального осмотра. После этого составляется соответствующий акт.

Заключение

Кадровые документы относятся к особой категории бумаг, имеющихся на каждом предприятии. Они важны, поскольку актуальны на протяжении очень долгого времени.

Даже после того, как пройдет много времени, бывают ситуации, когда нужно снова обратиться к этим документам.

По этой причине эти документы оформляются очень тщательно и хранятся очень долго на предприятиях и в государственных архивах.

Источник: https://onlineserviceip.ru/kadry/dokumenty-po-lichnomu-sostavu-vidy-sostav.html

Состав документов по личному составу, их классификация, оформление личного дела работника | Электронный помощник секретаря (ЭПС)

Какие документы относятся к личным

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

•   документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

•   документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

•   документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);
  • личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

  • личная карточка формы Т-2;
  • карточка формы Т-4;
  • личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
  • журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— автобиография или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает».

Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше».

Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу.

При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки.

Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— текст;

— подписи, печать.

Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой.

Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

Источник: http://sekretar-eps.ru/?page_id=568

Документы личного характера

Какие документы относятся к личным

К документам личного характера относятся:

1 обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

2 автобиография;

3 резюме;

4 характеристика;

5 расписка;

6 доверенность;

7 заявление по личному составу.

Предложения служат для того, чтобы обратить внимание на необходимость совершенствования работы учреждений и рекомендовать пути решения определенных задач.

Заявлениянаправлены на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан, в нем не предлагаются решения проблемы.

Заявление по личному составу – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Заявление работник пишет от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке предприятия в одном экземпляре. Заявление имеет реквизиты: адресат (кому направлено), чье заявление, вид документа, текст, дата, подпись.

Заявление по личному составу является первичным документом и служит основанием для составления приказов по л/с.

Жалобы составляются, когда речь идет о нарушении прав и интересов граждан. Запрещается направлять жалобы для разрешения тем лицам, на которых жалуются

При работе с обращениями граждан нужно соблюдать типовые сроки рассмотрения данных документов (до 1 месяца), правила регистрации (порядковый номер и первая буква фамилии обратившегося – 145/А), при повторном обращении вторичному документу присваивается новый индекс, но на самом документе ставится отметка «Повторно».

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника, составляется при приеме на работу, входит в состав личного дела. Автобиографию пишет сотрудник собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в хронологическом порядке в одном экземпляре.

Реквизиты автобиографии:

– вид документа (АВТОБИОГРАФИЯ);

– текст;

– дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, состав семьи, домашний адрес (по прописке и фактический), Ф.И.О. родителей, их домашний адрес, телефон.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме:

1 вид документа (РЕЗЮМЕ);

2 Ф.И.О., почтовый адрес, контактный телефон;

3 Цель резюме: место, на которое претендует составитель.

4 текст;

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста, излагается по разделам: личностные качества, трудовая деятельность (в обратном хронологическом порядке), образование, начиная с высшего, специальные знания, семейное положение, хобби.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации предприятия по просьбе работника или по запросу других организаций в двух экземплярах.

Реквизиты характеристики:

1 вид документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

2 текст;

3 подписи, дата, печать.

Текст состоит из двух частей:

1 Вводная, где указывается Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на данном предприятии. Данные вводной части характеристики могут оформляться от 4 положения табулятора столбиком.

2 Основная, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза: «Характеристика выдана для предъявления…»

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания.

Расписка – документ, в котором гражданин подтверждает факт получения чего-либо. Оформляется в одном экземпляре от руки в произвольной форме. Указывается вид документа (РАСПИСКА), Ф.И.О. гражданина, данные его паспорта, текст, дата и личная подпись получателя. Количество предметов и денежные суммы пишутся цифрами и прописью в скобках.

Доверенность – документ, который организация или частное лицо выдает должностным лицам на получение товарно-материальных ценностей, а также на выполнение определенных процессуальных действий (представительство в суде, пользование автомобилем).

В зависимости от того, кем оформляются полномочия, доверенности подразделяются на официальные или личные. В доверенности обязательно должен быть указан срок действия, реквизиты документа, удостоверяющего личность, содержание поручения (что доверяют), подпись доверителя, заверенная печатью.

Официальную доверенность выдает бухгалтерия в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей, оформляется такая доверенность на трафаретном бланке.

Личную доверенность пишут от руки в одном экземпляре, подпись доверителя заверяет должностное лицо своей подписью, на которую ставится печать.

Формуляр официальной доверенности:

1 вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2 полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

3 дата выдачи доверенности;

4 номер;

5 срок действия доверенности;

6 должность, Ф.И.О. лица, которому доверяется получить ценности;

7 серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

8 наименование организации, в которой будет предъявлена доверенность и документ, являющийся основанием;

9 содержание поручения;

10 образцы подписи получателя доверенности;

11 подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации;

Формуляр личной доверенности:

1 вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2 Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность, данные его паспорта;

3 содержание доверенности;

4 наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

5 Ф.И.О лица, которому выдана доверенность, данные его паспорта;

6 дата выдачи доверенности, подпись лица, выдавшего доверенность;

7 должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8 дата удостоверения подписи, печать

Источник: https://studopedia.ru/13_153017_dokumenti-lichnogo-haraktera.html

Перечень документов в личном деле сотрудника

Какие документы относятся к личным

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Документы по личному составу и их основные виды

Какие документы относятся к личным

на базе 9 классов

дневное обучение:

срок обучения 3 года (повар, кондитер, официант)

срок обучения 3 года (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

срок обучения 3 года (продавец продовольственных и непродовольственных товаров, контролёр – кассир, компьютерная подготовка)

срок обучения 3 года (оператор швейного оборудования, швея).
Предоставляются: общежитие, форма, трехразовое бесплатное питание, трудоустройство

срок обучения 3 года

вечернее обучение для 10-11 классов:

срок обучения 2 года

срок обучения 2 года

на базе 11 классов

дневное и вечернее обучение для работающей молодежи:

срок обучения 1 год (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

на базе 9 и 11 классов коррекционных школ VIII вида

дневное обучение:

срок обучения 2 года

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно – биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах.

Под обобщающими понятиями “кадровая документация” или “документация по личному составу” подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно – статистические, организационно – распорядительные.

Документы по личному составу – это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно – распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации – ГОСТ Р.6.30 – 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – “Государственной системы документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Основные положения”, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно – распорядительных документов.

Помимо нормативно – методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты – практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В “Основных правилах работы ведомственных архивов” излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования”.

Нормативно – справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения”.

Законодательные акты и нормативно – методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно – биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно – биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

  1. прием на работу;
  2. перемещение по работе;
  3. увольнение с работы;
  4. установление должностных окладов;
  5. отпуска;
  6. командировки;
  7. изменение фамилии;
  8. поощрения;
  9. взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

  • Номер (индекс) пишется с буквой “к”, что значит приказ по кадрам.
  • Заглавие – “По личному составу”.
  • Констатирующей части в приказе может не быть.
  • Распорядительные пункты оформляются в последовательности – прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
  • Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
  • В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
  • При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении – причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
  • Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
  • Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
  • К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
  • Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
  • Приказы вступают в силу с момента их подписания.
  • Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
  • Нумеруются приказы в течение календарного года.
  • Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: “С приказом ознакомлен”, подпись работника, дата ознакомления.
  • Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
  • Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование вида документа;
  4. место составления;
  5. дата, номер;
  6. заголовок;
  7. текст;
  8. подпись;
  9. визы;
  10. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
  11. отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу – это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. наименование организации;
  3. выписка из приказа;
  4. дата и номер подлинного документа;
  5. место составления;
  6. заголовок;
  7. констатирующая часть текста;
  8. распорядительная часть (необходимый пункт);
  9. подпись;
  10. заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

  1. слово “Верно”;
  2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
  3. дата заверительной надписи.

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

  1. Пишется от руки в произвольной форме.
  2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

  1. название вида документа;
  2. дата;
  3. адресат;
  4. от кого направлено;
  5. текст;
  6. подпись.

Документ “заявление” бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

  1. адресат (кому направлено);
  2. от кого (Ф.И.О., адрес);
  3. наименование вида документа;
  4. текст;
  5. дата составления;
  6. подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность – в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте – причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

  1. о работе по одной или нескольким специальностям;
  2. квалификации;
  3. месте работы;
  4. сроке действия;
  5. виде трудового договора;
  6. об условиях оплаты труда.

Источник: http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div2/gl1.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.