Письма финансового характера должны иметь подписи

Тема. Типовые и трафаретные служебные письма

Письма финансового характера должны иметь подписи
⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 16Следующая ⇒

Краткая теоретическая часть

Наиболее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов – трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Письмо-запрос – вид письма, используется для получения информации об объекте общих интересов. В коммерческой переписке письмо-запрос используется для выяснения фирмой – потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт –дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Ответ на запросв значительной степени зависит от содержания самого запроса.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. Ответом на письмо-просьбу может быть и гарантийное письмо.

Ответом на заказможет являться, подтверждение заказа с вытекающее из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом. В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.

Что такое типовой текст?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Трафаретизация – это…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письмо-запрос – вид письма, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на запрос зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на просьбу зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на заказ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Ответ на оферту

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ______________. во второй части_______________

2. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет

____________________документа.

3. Как правило, максимальный объем письма ______________ листа, вторая страница оформляется на _____________листе.

4. Письма финансового характера должны иметь _______________подписи.

5. Реквизиты служебного письма:

– реквизиты бланка письма;

-адресат;

– резолюция;

-текст;

– отметка о наличии приложения;

– оттиск печати;

– отметка об исполнителе;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

_____________________(только для входящих писем).

Практические задания:

1. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

1. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами. Выставочный центр, расположенный по адресу: г.

Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке­ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

2. Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В.А. Борисову

Копия: главе администрации

К.К. Петрову

Копия: начальнику ГНИ по

Тагинскому району

В.Ф. Антонову

Текст

Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков

Печать

3. Герб

Наименование организации

Адрес На 1755/2 В Администрацию

от 03.03.11 Новосибирской области

Источник: https://lektsia.com/6x8535.html

Комплект оценочных средств для проведения текущего контроля и промежуточной аттестации по дисциплине ОП.13 Документационное обеспечение управления (стр. 5 )

Письма финансового характера должны иметь подписи

8. Протокол оформляется в ______________ экземпляре

9. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита

______________________.

10. Датой выписки из протокола является дата, указанная

_____________________________.

ТЕСТ 6.

Выберите верное утверждение

1. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

2. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

3. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

4. Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

5. В адресате докладной записки указывают только фамилию

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Внутреннюю докладную записку подписывает

а) составитель

б) руководитель подразделения

в) секретарь

2. В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

а) в одном

б) в двух

в) в трех

3. Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

а) внутренней докладной записки

б) внутренней справки

в) служебному письму

4. Текст докладной записки, как правил состоит

а) из одной части

б) из двух частей

в) из трех частей

5. В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

а) заголовок к тексту

б) печать

в) подпись

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

2. Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________

3. Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает

_________________________.

4. Реквизиты внутренней докладной записки:

– адресат (в дательном падеже)

– _____________________________ (в родительном падеже)

– наименование вида документа

– текст

– отметка о наличии приложения (в случае необходимости)

– дата

– ________________________________________________

5. Реквизиты внешней докладной записки:

– наименование организации – автора документа

– наименование вида документа

– _____________________________

– индекс

– место составления документа

– _____________________________

– заголовок к тексту

– текст

– отметка о наличии приложения

– ________________________________________________

– отметка об исполнении и направлении документа в дело

ТЕСТ 7.

Выберите верное утверждение

1. Текст служебного письма может быть простым

2. Тон служебного письма зависит от его содержания

3.В трафаретном тексте не следует начинать текст со свободного места, отведенного для переменной информации

4. В служебном письме текст пишется от 1-го лица множественного числа

5. Выделят присылаемые и отправляемые письма

6. Служебное письмо можно оформить на формате А5

7. Максимальное количество адресатов в письме – 4

8. Максимальный объем письма – 2 листа

9. Служебное письмо может иметь две подписи

10. Служебное письмо могут удостоверять печатью

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Текст служебного письма составляется от

а) 1-го лица множественного числа

б) 2-го лица единственного числа

в) 3-го лица множественного числа

2. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

а) во всех письмах

б) в ответных письмах

в) в инициативных письмах

3. Руководитель и главный бухгалтер подписывают

а) письмо-извещение

б) рекламное письмо

в) гарантийное письмо

4. В состав реквизитов служебного письма не входит

а) адресат

б) название вида документа

в) подпись

5. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

а) нет бланка формата А4

б) текст письма не превышает 6 строк

в) есть соответствующие указания руководителя

6. Сколько бланков потребуется, если служебное письмо направляется в два адресата

а) один

б) два

в) три

7. Максимальный объем служебного письма

а) одна страница

б) две страницы

в) три страницы

8. Печатью удостоверяется

а) письмо-напоминание

б) письмо-приглашение

в) гарантийное письмо

9. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

а) на всех документах

б) только на присылаемых

в) по усмотрению секретаря

10. В письме отметка о поступлении документа проставляется

а) в правом нижнем углу первого листа документа

б) в левом нижнем углу последнего листа документа

в) на любом свободном месте

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма должен быть простым, т. е. касаться ______________ вопроса.

2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается

______________, во второй части _______________________________.

3. Текст письма может состоять из одной ______________________ части.

4. Письмо можно оформить на формате А5, если текст содержит не ____________ строк.

5. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет

_________________ документа.

6. Максимальное количество адресатов в письме – ___________________ .

7. Как правило, максимальный объем письма – _____________ листа, вторая страница оформляется на __________ листе.

8. Письма финансового характера должны иметь ___________________ подписи.

9. Реквизиты служебного письма:

– реквизиты бланка письма;

– адресат;

– резолюция;

– _______________________________;

– текст;

– отметка о наличии приложения;

– _________________________________________;

– оттиск печати;

-отметка об исполнителе;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

– ___________________________( только для входящих писем.)

3.  ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ.

1. Тема: «Организация документооборота в управлении».

Задание 1. Составить схему горизонтального документопотока.

Задание 2. Составить схему вертикального документопотока.

2.  Тема: «Регистрация и контроль исполнения документов в организации»

Задание 1. Сформировать карточки для исходящих документов и внутренних документов организации по образцу карточки для входящих документов.

Образец карточки регистрации входящих документов.

Срок исполнения________________Месяц _______________1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (автор)
Дата получения ______________Входящий номер ______________Дата документа ________________№ документа ___________
Заголовок (о чем)
Резолюция
Исполнитель (указывается фамилия и инициалы)

Данные для регистрации исходящих документов:

·  название подразделения, подготовившего документ,

·  исходящий номер документа;

·  дата документа;

·  адресат, т. е. название организации, куда отправляется документ;

·  краткое содержание документа;

·  фамилия исполнителя, подготовившего документ;

·  контрольная дата ожидаемого ответа;

·  ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

·  номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Данные для регистрации внутренних документов организации

·  порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

·  дата документа (регистрации);

·  краткое содержание;

·  подразделение, подготовившее документ;

·  исполнитель;

·  срок исполнения;

·  отметка об исполнении (ход исполнения);

·  номер дела, куда подшит документ.

Задание 2. Сформировать журнал регистрации документов.

ДатаРеги-Коррес-НомерСодер-Резо-Ис-СрокОтмет-Номер
полу-стра-пон-и датажаниелюцияполни-испол-ка обдела
ченияцион-дентдоку-тельненияиспол-
ныйментанении
номер
12345678910

3.  Тема: «Организация текущего хранения документов в организации»

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7

Источник: https://pandia.ru/text/80/126/37796-5.php

Письма финансового характера должны иметь подписи

Письма финансового характера должны иметь подписи

  • Помощь: Реквизит «Подпись»
  • Законны ли документы с подписью факсимиле
  • Справки, копии и выписки из документов
  • Основные требования к оформлению документов
    • Похожие страницы:
    • Кадровый вопросец: имеет ли право главбух
    • Здравствуйте. У меня вопрос: Имеет ли право работодатель требовать подписать измененный трудовой договор?
    • Имеет ли право директор государственного учреждения библиотеки заставлять подписать трудовой договор своих роботников ?
    • Имеет ли право начальник?
    • Как называется приказ, согласно которому я,менеджер по персоналу, имею право заполнять и подписывать трудовые книжки и
    • Если не подписан трудовой договор, работодатель имеет право заставить отрабатывать 2 недели?
    • Имеет ли право директор государственного учреждения библиотеки заставлять подписать трудовой договор своих работников ?
    • Имею право не подписывать доп.соглашение об изменениях в труд.договоре, которые меня не устраивают?
    • Имеет ли право работодатель требовать недостачу, если я не подписывала никаких бумаг, а трудовая у меня находится у нее
    • Имеет ли право работодатель не подписать заявление на увольнение?
    • Могу ли я аннулировать тр.договор. И забрать трудовую, Если я подписал его вчера?
    • Имею ли я право не подписывать дополнение к труд.договору которое появилось через год после подписания основного договор
    • Что делать если работодатель 1,5 месяца не подписывает заявление об увольнении?
    • По трудовой книжке я являюсь бухгалтер-кассир, имею ли я право подписывать счет-фактуры, доверенности за главбуха???
    • Входит ли больничный в двухнедельную отработку после подписанного заявления об увольнении?
    • Имеет ли работник право не подписывать доп соглашение к труд договору и чем это грозит?
  • Идеальный документ. Особое письмо убедит контрагента, что подпись главбуха достоверная
  • Ответственность за подделку подписи директора
  • Деловое письмо: особенности оформления
  • Тестовое задание для проверки знаний у бухгалтера
  • Полномочия по подписанию документов

Помощь: Реквизит «Подпись»

РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

Реквизит «подпись» является наиболее важным среди удостоверяющих реквизитов. Без подписи документ будет недействительным, поэтому подпись должен иметь каждый документ независимо от его разновидности, автора, вида материального носителя и т.д.

В состав реквизита «подпись» входят следующие элементы:

— наименование должности лица, подписавшего документ;

— личная подпись;

— расшифровка подписи лица, подписавшего документ (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами. Заглавные буквы используются только в случаях, предусмотренных правилами грамматики.

Пример

Директор предприятияПодпись П.А.Линник

В подписи указывается наименование должности руководителя организации, которое включает видовое наименование организации (например, директор предприятия).

Если наименование должности в реквизите «подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки. При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример

Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики БеларусьПодпись В.И.Адамушко
или:
Начальник отдела организационно-правовой и кадровой работыПодпись А.Е.Байкулов

В наименовании должности лица, подписавшего документ, как правило, указывается видовое наименование организации. Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

Пример

ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:
Директор института Директор БелНИИДАД
Председатель Белкомархива Председатель комитета
Директор завода Директор МТЗ
Ректор университета Ректор БГУ

Указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо лишь в тех случаях, когда документ оформлен не на бланке. Такая ситуация возникает, например, при подготовке совместных документов (совместное письмо, совместный приказ, договор, соглашение и т.д.).

В расшифровке подписи вначале всегда указываются инициалы, а затем — фамилия. При этом между инициалами и фамилией пробел не делается.

Пример

Директор институтаПодпись В.В.Федоров

Наименование должности в реквизите «подпись» должно печататься от нулевого положения табулятора, т.е.

Законны ли документы с подписью факсимиле

от границы левого поля. Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора, что соответствует 48 печатным знакам (при оформлении документа на пишущей машинке), или 120 мм (при оформлении документа на компьютере). Ошибкой является выравнивание расшифровки подписи по границе правого поля.

Пример

ПРАВИЛЬНО:
Директор институтаПодпись В.В.Федоров
ЏЌ
48 знаков, или 120 мм
НЕПРАВИЛЬНО:
Директор институтаПодпись В.В.Федоров

В состав реквизита «подпись» в некоторых случаях включаются дополнительные элементы (ученое звание, ученая степень, воинское звание и др.). Ученые степени и звания могут добавляться к наименованию должности в научных организациях и учебных заведениях.

Пример

Директор института Доктор исторических наук,профессорПодпись В.Н.Митин

Некоторые документы подлежат подписанию несколькими лицами. Две или более подписи оформляют на документе в том случае, когда за его содержание несет ответственность несколько лиц. Например, две подписи (председателя и секретаря) проставляют на документах, принимаемых коллегиально (протоколах, решениях, постановлениях и т.п.).

Кроме того, две подписи оформляют, как правило, на документах финансового характера, а также на личных справках: о размере заработной платы (подписывают руководитель организации и главный бухгалтер), о продолжительности трудового стажа (руководитель организации и начальник отдела кадров) и др.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям или выполняемым обязанностям в составе коллегиального органа (комиссии). Например, на протоколе подписи будут оформлены следующим образом:

ПредседательПодпись В.Н.Митин
СекретарьПодпись В.А.Кроткий

Право первой подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации или его заместителю в соответствии с должностными обязанностями, а второй — главному бухгалтеру или лицу, имеющему соответствующие полномочия. Две подписи всегда содержат гарантийные письма.

Пример

Зам. директора заводаПодпись С.И.Каваленя
Главный бухгалтерПодпись Е.К.Жукова

Примероформления подписей на справке о трудовом стаже:

Директор институтаПодпись В.В.Федоров
Начальник отдела кадровПодпись Н.М.Дятчик

Если документ подписывается лицами, не подчиненными по должности (например, совместные приказ, постановление, письмо), их подписи располагают на одном уровне.

Пример

Министр экономики Министр финансов
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись Н.П.ЗайченкоПодпись Н.П.Корбут
или:
Начальник планово- Начальник отдела организационно-
экономического отдела кадровой работы
Подпись Т.Г.ТарасикПодпись О.В.Заянчковский

В документе, составленном комиссией (например, акте), в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.

Пример

Председатель комиссииПодпись Н.И.Тумакова
Члены комиссии:Подпись Л.И.Беглая
Подпись Г.Ф.Олейникова

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а копия, остающаяся в организации (так называемый отпуск), заверяется службой документационного обеспечения управления.

При подписании распорядительных документов (приказ, распоряжение и др.) подписывается только первый экземпляр, а последующие тиражируются и заверяются. При оформлении совместных документов, актов, протоколов, договоров подписи проставляются на всех экземплярах документов, которые таким образом приобретают статус умноженных подлинников (каждый экземпляр является подлинником).

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и (при необходимости) материалами, на основании которых он составлен.

В деятельности организаций нередко возникает ситуация, когда в проекте подготовленного и уже согласованного документа предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и др.) и не может его подписать. В этом случае подписание документа осуществляется заместителем руководителя или лицом, временно его замещающим, а подпись оформляется по образцу:

И.О. директора заводаПодпись А.С.Каваленя
или:
Зам. директора заводаПодпись А.С.Каваленя

Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «За». Расшифровка подписи также должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

В целях ускорения подготовки документов, совершенствования документооборота, экономии времени руководителя в организациях рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями.

Делегирование права подписи должно быть закреплено нормативно; оно осуществляется, как правило, посредством издания соответствующего приказа руководителем организации либо отражается в других правовых актах организации (уставе или положении об организации, приказе о распределении обязанностей между руководством, инструкции по делопроизводству в организации и др.).

В подписанные документы не допускается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ.

14.03.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела,

кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Мы пришли к выводу о том, что право подписи на кассовых документах и авансовых отчетах руководитель может предоставить уполномоченному лицу.

Обоснование

Источник: https://3zprint-msk.ru/pisma-finansovogo-haraktera-dolzhny-imet-podpisi/

Виды служебных писем

Письма финансового характера должны иметь подписи

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка “Лично” на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием “директивное письмо”. В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования.

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2007/vidy_pisem/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.